Отдел продаж +7(916)000-3-777
Предстоит юбилей, корпоративный праздник, необходимо отметить победу на конкурсе или выигрыш тендера? Любой праздник или торжественное мероприятие, чтобы состояться и оставить благоприятное впечатление у приглашенных, должно быть тщательно спланировано и подготовлено, тем более что круг решаемых вопросов чрезвычайно широк – от составления технического задания и плана, расчета бюджета до разработки сценария и приглашения артистов, согласования меню, заказа полиграфии и т. п.
Желательно начать организацию праздника под ключ в ЦАО за несколько недель до события, чтобы успеть все распланировать, нанять и закупить, декорировать и пригласить, словом, связать все кончики в работающую схему, которая гарантирует в хорошем смысле запоминающийся праздник.
С чего же начать и как все организовать?
Этот этап следует начать с того, чтобы подготовить на словах или на бумаге техническое задание, чтобы держать перед газами важные пункты и корректировать их по ходу обсуждения между исполнителем и заказчиком. В ТЗ должны быть отражены такие моменты, как повод для праздника, дата мероприятия, время аренды всех залов или одного, количество приглашенных и участников, формат (банкет, фуршет) и стиль, в соответствие с которым должны быть декорированы помещения лофта, предпочитаемое меню и особые замечания, касающиеся встречи, рассадки гостей, развлекательной и технической части программы.
Важной составляющей организации праздника под ключ в ЦАО является расчет сметы, куда входят цены на аренду залов лофта, декор помещений, услуги приглашенных артистов, подготовку полиграфии, в том числе пригласительных, прессволла, а также стоимость меню и услуги кейтеринга, решение технических вопросов, для которых необходимо привлечение внешних ресурсов. Одним словом, в смету должны входить все элементы праздника и все детализированные действия ивентора.
Как только основные моменты выяснены и согласованы, можно приступать к планированию, то есть привязыванию к определенным временным моментам конкретных действий в соответствии с техническим заданием – звонков, встреч, переговоров, заказов, заключения договоров с приглашенными работниками и поставщиками.
Удобнее разделить задачи по функциональному признаку и в зависимости от масштаба праздника назначить ответственных за организацию мероприятий в рамках каждого блока. Важно назначить крайне даты исполнения того или иного пункта в плане и контролировать исполнение как по срокам, так и по качеству.
В зависимости от формата праздника и повода для него можно рассмотреть различные источники закрытия бюджета. Если предусмотрено семейное торжество или свадьба, годовщина или юбилей, то в этом случае источник наполнения бюджета – члены семьи.
Совсем другое дело, когда речь идет о корпоративном мероприятии: тут можно подтянуть партнёров, рекламодателей, спонсоров и даже благотворителей, заинтересовав их перспективой сотрудничества или предложив взаимовыгодный обмен, бартер, упоминания в ходе праздника и в пресс-релизах, публикуемых в СМИ. Особенно интересны спонсорские пакеты, которые формируют с учетом статусности спонсора и/или его вклада.
Если праздник открытый и предусмотрено участие зрителей, то стоит подумать над ценой участия или входных билетов: полученные средства при рационально просчитанной смете и привлекательной цене могут полностью покрыть расходы и даже принести прибыль заказчикам и исполнителям.
Сценарий — это дорожная карта, которая помогает максимально точно реализовать все заявленные в ТЗ моменты без утраты атмосферы праздника, для которого обязательными пунктами являются продуманное меню, поздравления, выступления, поддержание атмосферы с помощью декорирования и освещения, грамотно сформированного плей-листа.
Согласно сценарию решаются все организационные вопросы – взаимодействия сервисных служб, последовательность номеров, вовлеченность технического персонала, который отвечает за звук, свет, встречу гостей, безопасность и т. п.
Сценарий, предусматривающий развлекательную часть, должен быть исполнен за счет интересно выстроенных и поданных номеров, которые могут быть заявлены гостями и виновниками праздника, а могут быть исполнены приглашенными артистами. Поэтому поиски и приглашение артистов, исполнителей в таком случае – еще один из обязательных организационных вопросов.
Для четкой работы всех звеньев цепочки помимо контроля исполнения персоналом своих задач, необходимо обеспечить техническую сторону – оснащенность всеми необходимыми атрибутами и оборудованием, проверить работоспособность каждой единицы технических средств, в том числе доступность Wi-Fi, возможность трансляции аудио- и видеосигнала на другие площадки лофта, уровень температуры и степень освещенности.
В блок технических вопросов стоит включить все моменты, начиная от аренды парковочного места, встречи и сопровождения гостей, обеспечения безопасности во время мероприятия.
Профессиональная организация праздника под ключ в ЦАО — это не только разумное планирование, но и безупречное исполнение всего намеченного. Этому в немалой степени способствует проверка всех служб, помещений и оборудования накануне праздника. Проверке подвергают и смету, которая не должна превышать оговоренные границы. Опытный организатор позаботится о том, чтобы всегда иметь резерв по оборудованию и людям, проверит готовность персонала и даст последние рекомендации, отметив важные для гостей моменты.
Каждый из гостей или участников праздника обязательно отмечает ту атмосферу, которая сопутствует празднику, а она создается из мелочей – отсутствию проблем на парковке, радушнее приветствие, наличие зон для отдыха, грамотное зонирование, учтивая рассадка за столами, своевременное и четкое обслуживание за столом, интересная программа выступлений, организация фотозоны и т. п.
Окончание всех работ по организации праздника под ключ в ЦАО – это сданный заказчику отчет, в том числе по исполнению бюджета. Только после согласования отчёта можно с уверенностью сказать, что праздник удался!