Конгресс-холл на Якиманке – это универсальное пространство, которое нередко используют для проведения деловых мероприятий, в том числе конференций и конгрессов. В основе любого мероприятия лежит четкий план организационных действий с делегированием обязанностей по его выполнению штатным сотрудникам и аутсорсинговым организациям. В связи с этим специалисты подготовили несколько рекомендаций по подготовке подобных мероприятий: эти советы можно использовать при заказе аренды зала для проведения конгресса в Москве в качестве чек-листа, если стоит задача качественно подготовить конгресс и сократить затраты времени и сил. Кстати, в качестве опытного подрядчика можно пригласить менеджеров «The Great Hall Yakimanka»: им можно доверить решение организационных и технических вопросов.
Конгресс: в чем его особенности?
Главная задача такого мероприятия как конгресс состоит в обмене информацией о новых разработках, достижениях. Отличает конгресс от прочих мероприятий его высокий уровень, поскольку зачастую на встречу съезжаются эксперты одной или смежных отраслей хозяйства, общественных организаций, занимающихся решением одних и тех же проблем из разных уголков страны, содружества и мира. В связи с этими особенностями организаторам следует иметь в виду следующие моменты:
- организационные мероприятия и определение места проведения встречи экспертов следует начинать задолго до события;
- необходимо учитывать высокий уровень представительства;
- следует обязательно учитывать тематику мероприятия.
Это приоритетные моменты, на основании которых будет в дальнейшем построена вся работа организаторов мероприятия.
План организации действий по подготовке конгресса
Подготовительный этап включает
- создание организационного комитета и разделение сфер ответственности;
- выбор территории для проведения встреч экспертов, которая должна иметь хорошую транспортную доступность, современное техническое оснащение, комфортные условия для работы и достаточное пространство для размещения заявленного количества участников;
- четкое обозначение темы мероприятия и приглашение «звездных» экспертов для докладов и выступлений;
- определение вероятного количества участников конгресса;
- бронирование номеров в отелях;
- решение вопросов трансфера от поездов-самолетов до отеля, от отеля до конгресс-холла;
- организацию питания. В этом смысле конгресс-холл на Якиманке особенно удобен, поскольку предполагает возможность организации услуг кейтеринга;
- подготовку и проведение PR-компании с размещением информации на рекламных площадках, с обеспечением публикаций в профессиональных и специализированных СМИ;
- обеспечение информационной поддержки всех участников конгресса после его завершения;
- приглашение специалистов для работы на площадках конгресса – журналистов, фотографов, блогеров, артистов, технических работников;
- поиск и подготовку технического оборудования для оснащения площадки;
- разработку плана и сценария проведения конгресса с учетом деловой и развлекательной частей. Специалисты конгресс-холла на Якиманке хорошо знают, каким должно быть соотношение частей, в том числе внутри деловой части программы;
- маркетинговые мероприятия. Помимо обнародования информации о проводимом конгрессе, необходимо позаботиться о подготовке брендированных полиграфических изделий, в том числе канцтоваров, растяжек, плакатов;
- расчет сметы расходов и доходов с учетом спонсорских, организационных взносов и вероятного государственного финансирования, создание фонда, из которого будут тратиться средства на организацию мероприятия;
- привлечение спонсоров, партнёров, фондов и прочих заинтересованных организаций для насыщения программы и оказания помощи в организации конгресса, решение вопросов по возможному участию государственных структур в мероприятии и его финансировании.
Все эти действия можно делегировать менеджерам «The Great Hall Yakimanka», так как у них есть необходимые знания и опыт для того, чтобы решать организационные проблемы и работать с нестандартными заказами и ситуациями.
Организация мероприятия на площадке конгресс-холла на Якиманке
Итак, основные разделы плана намечены, выполнены, и вот уже приближаются даты проведения конгресса. Что делать тем, кто будет принимать участников непосредственно на площадке? Готовиться заранее. У специалистов, работающих в “The Great Hall Yakimanka”, накоплен достаточный опыт сдачи в аренду зала для проведения конгрессов в Москве, а потому они компетентно подходят к решению поставленных задач, тщательно знакомясь с программой мероприятия и техническим заданием по оснащению каждой из частей конгресса. В сфере ответственности принимающей стороны лежат такие моменты, как
- зонирование внутреннего пространства с выделением мест для ресепшена, докладчиков, выступающих по секциям, слушателей, комнат отдыха, бара для кофе-брейков, нетворкинга, технического персонала;
- подготовка обслуживающего технического персонала, в том числе звуко- и видеорежиссеров, кураторов залов, администратора, модератора, уборщиков, работников для ресторанного обслуживания (кейтеринга);
- техническое оснащение в соответствии с ТЗ и регламентом мероприятия – свет, интернет и Wi-Fi, звук, видеопроекция, трансляция аудио, в том числе микрофоны, и видео, зарядные станции для смартфонов и ноутбуков, создание комфортного микроклимата. Привлечение собственных или аутсорсинговых специалистов для обслуживания техники. Проверка работы всей аппаратуры. Организация приятного аудио- и светового фона на различных этапах мероприятия;
- расстановка предметов мебели в соответствии с заявленным количеством гостей и зонированием;
- подготовка всего информационного сопровождения конгресса – от изготовления указателей для регистрации и мест проведения мероприятий до информационных сообщений и презентаций, используемых как внутри пространства конгресс-холла, так и для оповещения участников (рассылка приглашений) и заинтересованных наблюдателей через средства массовой информации;
- расчет тайминга с учетом вероятных задержек по разным причинам;
- подготовка комфортных зон для гостей, где они могут выкурить сигарету и получить свежую воду;
- прием гостей, для чего заранее бронируют автостоянку, если не хватает своей, организуют сопровождение участников, работу гардероба;
- организация работы ресепшена с подготовкой списка всех гостей и раздачей пакета канцтоваров, информационных листков и бейджей;
- организация питания. Возможности конгресс-холла на Якиманке позволяют воспользоваться услугами выездного ресторанного обслуживания – кейтеринга, что сокращает расходы времени, сил, бюджета.
После того, как завершены все работы по подготовке, следует четко проверить все моменты по чек-листу и предусмотреть необходимый запас людей, инструментов и расходных материалов на всякий непредвиденный случай.
Завершение конгресса обычно отмечают раздачей подарков, информационных материалов, в том числе бюллетеней с резолюциями и ссылками, публикацией пресс-релизов в СМИ и на сайте организаторов, принимающей стороны, рассылкой благодарностей спонсорам и партнерам мероприятия.
Обратившись за услугами аренды зала для проведения конгресса в Москве, потенциальный заказчик получает полный пакет сервиса от профессиональных участников рынка MICE.
