Выбираем площадку для конференции: 5 критериев поиска

Конференция – самый популярный формат бизнес-мероприятий. Эксперты, партнёры и клиенты собираются, чтобы поделиться опытом и идеями, обсудить новые тренды, наладить деловые связи.

Успех проекта зависит от многих факторов: программы, спикеров, рекламной кампании. Однако все усилия может перечеркнуть неудачный выбор локации. Расскажем, как правильно выбрать зал для конференции в Москве, чтобы добиться запланированного результата.

1. Расположение.

Доступность площадки определяет посещаемость бизнес-мероприятий. Желательно проводить конференции в центре города, чтобы людям было удобно добираться до места. Многие приедут на личном автомобиле или на такси. Но внушительная часть аудитории передвигается на общественном транспорте. Поэтому важно, чтобы здание находилось возле метро. Удалённые объекты в промзонах или за городом можно бронировать, если используете корпоративный транспорт для трансфера гостей и участников.

• Вместительность.

При выборе зала для конференций ориентируйтесь на количество посетителей. Пользуйтесь формулой:

Площадь = количество гостей * 2.

То есть, если ожидаете 100 человек, площадь помещений должна быть не менее 200 м2. Если пригласили 500 человек, выбирайте зал не менее 1000 м2.

А вот для небольших групп просторные локации не нужны, иначе они будут выглядеть пустыми. Может сложиться впечатление, что половина гостей просто не приехали, что негативно отразится на вашей репутации.

• Зонирование.

Важно разделить пространство на несколько функциональных зон.

• Главный зал для бизнес-конференций и размещения гостей.
• Отдельное место для кофе-брейка, чтобы аромат кофе и выпечки не отвлекал участников от речи спикеров.
• Закрытые переговорные, где можно в спокойной обстановке обсудить условия сотрудничества.
• Welcome-зона с ресепшн у самого входа. Здесь гости могут оставить верхнюю одежду, зарегистрироваться, уточнить детали.
• Фотозона должна полностью попадать в объектив фотоаппарата. Поэтому не ставьте бренд-волл в узком проходе или около входа.

• Техническое оснащение.

Важно найти многофункциональное пространство с возможностью видео и аудиотрансляций. Ведь спикеры будут выводить информацию на экран, так что понадобится проектор и кликер. Обязательно должна присутствовать аудиосистема с набором микрофонов. Пригодится флипчарт с маркерами.

Преимуществом станет интеллектуальная система освещения с возможностью управлять светом с электронных носителей. Например, во время презентации свет желательно приглушать. В остальное время важно контролировать освещение, чтобы слушателей не клонило в сон.  Желательно выбирать светлый зал для конференций, чтобы участники чувствовали себя комфортно и свободно.

• Мебель.

Учитывайте варианты рассадки гостей. В зале для бизнес-конференций недостаточно только стульев. Важно позаботиться о столах, удобных креслах и диванах для lounge-зоны, стойки спикера. Все моменты обговорите с менеджером заранее. Тогда мероприятие пройдёт по плану.