Организация конференций всегда связана с решением объёмного перечня задач. Необходимо найти зал для конференций в Москве, разработать сценарий, договориться с подрядчиками и поставщиками, подготовить площадку и т.д. Чтобы уложиться в заданные сроки, нужна целая команда специалистов. При этом держать собственный отдел нецелесообразно.
Выгоднее обратиться в профильную компанию, которая специализируется на проведении конференций под ключ. Однако в большинстве случаев посредники просто перераспределяют обязанности между своими партнёрами, оставляя себе внушительную часть бюджета.
Как же сэкономить и провести мероприятие на самом высоком уровне?
На самом деле арендодатели самостоятельно занимаются проведением конференций, поэтому нет необходимости платить сторонним компаниям. Достаточно выбрать зал и обсудить нюансы программы.
В столице много конференц-залов, но выбирать лучше в центре, тогда гостям будет удобно добираться до места. Например, на Якиманке, в шаговой доступности от метро Полянка. Здесь находится THE GREAT HALL с роскошным интерьером, который впечатлит гостей.
Аренда зала для проведения конференций включает несколько услуг.
- Предоставление помещений во временное пользование. В вашем распоряжении будет двухуровневый зал, разделённый на несколько функциональных зон.
Во входной группе можно расположить стол регистрации и информационную стойку. В просторном зале на первом этаже люди могут провести свободное время до начала мероприятия и во время перерыва. 4 медиазоны позволяют разнообразить программу или дублировать информацию. В переговорных можно в спокойной обстановке обсудить детали сотрудничества с потенциальными партнёрами. - Оформление зала. Площадка не нуждается в украшении, стильный интерьер в бело-золотых тонах подчёркивает благополучие компании. Остаётся лишь грамотно расположить брендированные материалы.
Специалисты THE GREAT HALL разместят рекламно-информационные конструкции, развесят плакаты. При необходимости используют декор, соответствующий фирменному стилю арендаторов. - Подготовка. Персонал самостоятельно расставит мебель, настроит оборудование, подготовит раздаточные материалы. Предварительно согласовывается чек-лист, который позволяет исключить недочёты и обеспечить полноценный контроль. К вашему визиту площадка будет полностью готова к встрече участников.
- Оборудование. Использование мультимедийной системы, проектора и другой техники входит в стоимость. Современное оборудование совместимо с мобильными устройствами и информационными носителями всех моделей, а также гарантирует высокое качество звука и видеотрансляции. Вы сможете арендовать зал для конференций, не задумываясь о технических вопросах.
- Кейтринг. На площадке предусмотрена собственная кухня для хранения и приготовления блюд. Сотрудники позаботятся об угощении гостей.
В рамках проведения конференции под ключ можно ограничиться кофе-брейком, а также организовать банкет или фуршет по завершению встречи. Меню и рассадка обговариваются в индивидуальном порядке. В отличие от ресторанов ограничений в выборе блюд нет. - Обслуживание. Собственный персонал площадки гарантирует безупречный сервис и внимательное отношение к участникам. Администраторы встретят и проводят гостей на места. Технические специалисты помогут с подключением и настройкой оборудования и мобильных устройств. Помощники с готовностью выполнят сопутствующие поручения.
